Pēdējo gadu laikā mūsu darba ikdiena ir piedzīvojusi daudzas pārmaiņas. Tādas lietas, kā piemēram, tiešsaistes sapulces nu jau ir kļuvušas par pašsaprotamu savstarpējās komunikācijas veidu. Un, visticamāk, tās nekur nepazudīs. Kaut gan šāda formāta sapulces lielākajai daļai no mums, iespējams, vairs nešķiet nekas jauns, der atcerēties dažas lietas, lai dalība tajās gan mums pašiem, gan citiem būtu vērtīga un patīkama.

Protams, tas, kā Tu esi ģērbies un sagatavojies sapulcei, kā izturies pret citiem un spēj koncentrēties, ir svarīgi visa formāta sapulcēs – gan virtuālajās, gan klātienes. Taču ir arī dažas nianses, kas būtu jāņem vērā, piedaloties tieši neklātienes sapulcēs. Lūk, daži ieteikumi, ko ņemt vērā, lai sapulce visiem tās dalībniekiem būtu maksimāli produktīva, tajā skaitā Tev pašam.

Noskaidro, kāds ir sapulces darba plāns

Labās prakses vadlīnijas pieprasa, ka, saņemot uzaicinājumu uz virtuālo sapulci, tajā būtu jābūt pievienotam arī sapulces darba plānam. Tādā veidā visi sapulces dalībnieki jau laicīgi tiek informēti, kāda ir gaidāmās sapulces tēma un kādi jautājumi tajā tiks apspriesti. Nezinot to, uz kādu sapulci jāierodas, Tev zūd iespēja tai sagatavoties. Tāpēc nekautrējies un lūdz rīkotāju iepazīstināt Tevi ar gaidāmās sapulces darba plānu, ja tāds jau sākotnēji nav pievienots.

Esi noskaņojies un sagatavojies

Zinot to, kāds ir plānotās sapulces darba plāns, Tev ir iespēja jau laicīgi sagatavoties. Ja nepieciešams, izpēti sīkāk kādas būs sapulces tēmas, sagatavo savus komentārus un jautājumus, kas varētu būt atbilstoši. Iespējams, ir kāds jautājums, kas, Tavuprāt, būtu vēl jāiekļauj sapulces dienaskārtībā. Tādā gadījumā Tu noteikti vari šo ieteikumu nosūtīt sapulces rīkotājam, lai viņš apsver tā pievienošanu sapulces darba plānā. Tāpat pirms pašas sapulces būtu ieteicams nedaudz izkustēties un “atvilkt elpu” no citiem darbiem, lai pašā sapulcē Tu spētu koncentrēties un pilnvērtīgi piedalīties. Ja nepieciešams, nomaini savu lokāciju (darba vietu vai telpu), lai tiešsaistes sapulces laikā Tevi neviens lieki netraucē.

Ierodies laicīgi

Uz sapulci ir svarīgi ierasties laicīgi. Ja sapulce notiktu klātienē, Tu taču neienāktu telpā ar nokavēšanos. Tāpat tas, ka sapulce notiek tiešsaistē, nemaina lietas būtību. Pievienojies arī virtuālajai sapulcei laicīgi, vēlams dažas minūtes pirms tās sākuma. Tad Tev būs iespēja pārliecināties, ka viss strādā, kā nākas. Ja tomēr jau zini, ka nedaudz nokavēsi sapulces sākumu neparedzētu apstākļu dēļ, paziņo par to sapulces organizētājam. Tad viņam būs iespēja novērtēt situāciju un izlemt, vai ir iespējams pagaidīt Tevi līdz pievienojies.

Izmanto video

Video izmantošana tiešsaistes sapulcēs palīdz uzturēt savstarpējo saikni dalībnieku starpā. Piedalīties sapulcē un skatīties tumšā ekrānā nevienam nešķiet aizraujoši, ātri vien var zust interese par to un koncentrēšanās spēja. Ja nevēlies, lai citi sapulcē redz Tavu fonu, izmanto virtuālo sapulču platformu piedāvātās iespējas – izvēlies un uzstādi neitrālu fona attēlu vai padari to miglainu. Tad Tev noteikti nebūs par ko kautrēties! Ja tomēr ir radušies kādi pamatoti apstākļi, kāpēc Tev nav iespējams izmantot video (piemēram, ļoti slikts interneta savienojums), informē par to citus.

Atceries par mikrofona izslēgšanas opciju

Atceries to, ka sapulcē Tu nepiedalies viens pats. Ja tiešsaistes sapulcē piedalās daudzi cilvēki, tad būtu ieteicams izslēgt savu mikrofonu, lai cilvēkam, kurš runā, lieki netraucētu. Nevēlami fona trokšņi vai sarunas var izsist runātāju no līdzsvara. Tāpat reizēm, ja visiem sapulces dalībniekiem ir ieslēgts mikrofons, var rasties atbalss. Ņem šo vērā un cieni citus.

Cieni citus

Esi saprotošs un cieni citus. Ļauj citiem sapulces dalībniekiem izteikties, ja viņi to vēlas, un nepārtrauc viņus. Taču, ja vēlies kaut ko pateikt pats, dari to tam atvēlētajā laikā vai izmanto dabīgas pauzes, piemēram, brīžos, kad ir noslēgta viena tēma, taču nākamā vēl nav sākta. Tāpat centies būt kodolīgs, uzdodot savu jautājumu vai izsakot komentārus, lai lieki nekavētu sapulci. 

Nepamet sapulci, citiem to nezinot

Ja rodas, kāda neparedzēta situācija, un Tev ir nepieciešams uz brīdi pamest sapulci, informē par to citus dalībniekus. Jo atzīsti – Tu nepamestu klātienes sapulču telpu tāpat vien, nevienam neko nesakot. Tāpat paziņo sapulces sarakstē par to, ka esi atkal pieslēdzies. Tas ļaus citiem tiešsaistes sapulces dalībniekiem būt lietas kursā par notiekošo un neradīs neērtas situācijas, dodot Tev vārdu brīdī, kad Tevis tur nemaz nav.