Paturēt prātā to, kāda ir darba e-pasta etiķete, ir svarīgi. Tavi nosūtītie e-pasti ir uzskatāmi par sava veida dokumentiem, kas var tikt gan pārsūtīti tālāk, gan saglabāti. Lai nenonāktu situācijā, kad nepārdomāti uzrakstīts un nosūtīts e-pasts darba vidē kalpo par iemeslu kādai nevēlamai situācijai, ņem vērā šos ieteikumus.

Izvēlies atbilstošu tematu

E-pasta nosaukuma jeb temata izvēle ir ļoti svarīga. Atbilstoši izvēlēts temats (subject line) garantēs to, ka e-pasta saņēmējs to patiešām atvērs. Ja Tavam e-pastam būs pārāk garš, nesaprotams nosaukums vai tā nebūs vispār, visticamāk, cilvēks, kam paredzēts e-pasts, uztvers to, kā nenozīmīgu ziņu, kurai nav vērts veltīt uzmanību. Tāpēc izvēlies skaidru, ne pārāk garu e-pasta tematu, lai saņēmējam uzreiz ir skaidrs, par ko ir konkrētais e-pasts.

Pārdomā struktūru

Patiesībā profesionāla e-pasta struktūra ir visai līdzīga jebkurai citai vēstulei. Tajā jāiekļauj gan uzruna, gan pamatteksts, gan paraksts. Katru no šīm daļām jeb paragrāfiem atdali ar atstarpi. Tā ir vispārpieņemta prakse. Tāpat arī neaizmirsti atdalīt ar atstarpi paragrāfus, ja tie tekstā ir vairāki. Tas Tavu e-pastu padarīs pārskatāmāku un labāk saprotamu. Līdz ar to ir lielāka iespēja, ka e-pasta saņēmējs patiešām izlasīs tā saturu, jo to būs ērti izdarīt.

Nepārspīlē ar teksta apjomu

Atceries, ka e-pasts ir paredzēts salīdzinoši ātrai un vienkāršai saziņai. Tāpēc nepārspīlē ar teksta apjomu, ko iekļauj e-pastā. Centies e-pastā norādīt tikai pašu svarīgāko informāciju, ko nepieciešams nodot e-pasta saņēmējam. Neviens nevēlas veltīt laiku pārlieku gara teksta lasīšanai darba dienās, kad tāpat ir gana daudz darbu. Turklāt, ja no visa uzrakstītā, vēl nav skaidra galvenā e-pasta doma, tad tas ir patiesi neizdevies e-pasts. Ja tomēr teksts ir sanācis salīdzinoši garš, iespējams, tajā var izcelt svarīgāko, izmantojot treknrakstu (bold) vai uzsvēruma punktus (bullet points).

Atceries, ka tas ir darba e-pasts

Ja raksti e-pastu darba vajadzībām, tad atceries pievērst uzmanību gan gramatikai, gan pareizrakstībai, lai atstātu profesionālu iespaidu. Pirms nosūtīšanas vienmēr pārlasi gan e-pasta nosaukumu, gan saturu un pārliecinies, ka tajā nav ieviesušās kļūdas. Tāpat ievēro lielo un mazo burtu korektu izmantošanu. Tā kā tas ir darba e-pasts, tad nebūtu ieteicams izmantot emocijzīmes vai žargonvārdus. Tā tomēr nav Tava privātā sarakste, kurā vari brīvi iekļaut visu, kas ienāk prātā.