Laikā, kad attālinātais darbs kļuvis par ikdienu, savstarpējā komunikācija un atbilstoša etiķete ieņem īpaši nozīmīgu lomu. Jau rakstījām par dažādiem attālināta darba organizēšanas rīkiem, kas var palīdzēt darbai veikšanai. Tomēr ar rīkiem vien veiksmīgu attālināto saziņu nodrošināt būs grūti. Šoreiz aicinām pievērst uzmanību attālināta darba etiķetei. Lūk, septiņi ieteikumi, kas jāņem vērā, strādājot attālināti, lai savstarpējā saziņa būtu pēc iespējas veiksmīgāka.

Veido skaidru un efektīvu komunikāciju

Svarīgi izvēlēties piemērotus izteiksmes līdzekļus un sakāmo noformulēt. Tas palīdzēs sarunu biedram labāk saprast ziņu. Rakstu valodā īpaši jāuzmanās, ja tiek izmantots humors vai sarkasms. Klātienē teikto papildina ķermeņa valoda vai balss tonis, kurš rakstiskā saziņā nebūs redzams. Tāpēc jāpārliecinās, lai ziņas saņēmējs humoru saprot un uztver. Tāpat saziņā jāsaglabā tolerance, kā arī ieteicams pārskatīt pareizrakstību, kas ļaus sūtīto vieglāk uztvert un neradīs sajūtu, ka ziņa rakstīta pavirši.

Iekārto ērtu un klusu darba vietu

Neatkarīgi no tā, ka darbs notiek mājās, ir vērts parūpēties par ērtu vietu, kurā veikt darbu. Ja paredzēta sazvanīšanās ar kolēģiem vai klientiem, parūpējies, lai būtu iespēja ierobežot sadzīves fona skaņas. Lai gan daudzi veic darbu no mājām un ir saprotoši brīžos, kad sarunas laikā suns sāk raustīt aiz kājas vai klēpī iesēžas bērns, tomēr klusa telpa ļaus koncentrēties Tev un sarunas biedram uz vēlamo informāciju.

Pārdomāti izvēlies saziņas veidu

Attālinātas komunikācijas laikā ļoti būtiska ir informācijas aprite un tās nodošanas veids. Iespēja pārprast, nesaprast vai nodomāt kaut ko citu ir lielāka, tāpēc būtiski izvēlēties piemērotu informācijas nodošanas veidu. Lūk, trīs populārākie attālinātas saziņas veidi:

• Lieto e-pastu garākiem vai formāliem ziņojumiem. Lielisks veids, lai nodotu detalizētu informāciju.
• Sūtīt teksta ziņas tiešsaistē (Skype, Slack utt.) ieteicams gadījumos, kad nepieciešama ātra saziņa tuvākajā laikā. Vēlams pārliecināties, vai sarunu biedrs ir pieslēdzies šim rīkam un ziņu saņēmis. Šādas ziņas biežāk tiek izmantotas neformālā komunikācijā.
• Tiešsaistes balss vai video sazvani ļauj veidot personīgāku saskarsmi vai pat radīt divu cilvēku aci pret aci tikšanās iespaidu. Šādu saziņas veidu vērts izvēlēties, ja nepieciešama klātesamības sajūtas veidošana, piemēram, komandas sapulces, vai veikt kādas pārrunas par projekta gaitu.

Saskaņo saziņas laiku

Ilgstoši attālinātā darbā saziņa nepieciešama biežāk nekā ikdienā. Lai sarunu biedri būtu pieejami sarunai un varētu parūpēties par atbilstošu vidi sev apkārt, ir vērtīgi jau iepriekš vienoties par sarunas laiku. Tas dos iespēju visiem būt sagatavotiem, kā arī koncentrēties uz sarunu.

Ierobežo vairāku darbu veikšanu vienlaikus

Modernās tehnoloģijas ļauj veikt vairākus darbus vienlaikus, kā arī mājas vide var novērst uzmanību. Tomēr, ja piedalāties sapulcē tiešsaistē, ir svarīgi koncentrēties sarunai. Lai to vienkāršāk paveiktu, var, piemēram, samazināt atvērto interneta lapu skaitu savā datora ekrānā vai telefonu uzlikt klusuma režīmā. Pat ja sarunas laikā nav ieslēgta kamera un skaņa, nevajadzētu paralēli ēst vai iziet uz labierīcībām. Ja tomēr attālinātā sapulce ievelkas un šāda nepieciešamība ir neizbēgama, iesakām vienoties ar sarunas biedriem par īsu pārtraukumu.

Esi aktīvs un pieejams komunikācijas kanālos

Ja veic darbu no mājām, vērtīgi nemainīt ierasto darba laiku. Ja tomēr nepieciešamas kādas izmaiņas, ieteicams par tām vienoties ar vadību un kolēģiem, lai darba organizēšanā nebūtu lieku pārpratumu. Visos rīkos, par kuru lietošanu saziņai esat komandas ietvaros vienojušies, vajadzētu būt ērti sasniedzamam visas darbadienas laikā, kā arī ātras atbildes uz iesūtītajām ziņām liks saprast kolēģiem, ka esat pieejams un aktīvi strādājat. Noteikti nevajadzētu kavēt noteikto tiešsaistes tikšanās laiku.

Ieplāno pārtraukumus

Lai saglabātu sevi mundru, vēlams ieplānot savā darbadienā pārtraukumus, kuru laikā vari izstaipīties, iziet nelielā pastaigā vai kā citādi atpūtināt savu prātu.